Videokonferenz

So wird Ihre nächste Videokonferenz noch produktiver

Eine erfolgreiche Videokonferenz erfordert ein effektives Management und eine gute Vorbereitung. Um sicherzustellen, dass Ihre Videokonferenzen zu einem produktiven und nützlichen Erlebnis für alle Beteiligten werden, haben wir hier einige Tipps und Tricks zusammengestellt.

So wird ihre nächste Online-Besprechung produktiv und die Zeit effektiv genutzt:

Top 3 Keyfacts im Überblick

  • Vor der Konferenz: Wählen Sie das richtige Videokonferenztool, planen Sie den Zeitpunkt und die Dauer der Konferenz sorgfältig und stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer Zugang zur Konferenz haben.
  • Während der Konferenz: Vergewissern Sie sich, dass Ihre Internetverbindung stabil ist, verwenden Sie Headset und externe Kamera, um die Qualität der Audio- und Videoübertragung zu verbessern und nutzen Sie visuelle Hilfsmittel, um Ihre Präsentationen zu unterstützen.
  • Nach der Konferenz: Führen Sie eine Nachbesprechung durch, um die Ergebnisse der Konferenz zu diskutieren, schreiben Sie Aufgaben und Entscheidungen auf und bewerten und optimieren Sie die Videokonferenz im Hinblick auf zukünftige Treffen.

I. Vor der Konferenz

Slack

A. Wählen Sie das richtige Videokonferenztool

Bei der Auswahl des richtigen Videokonferenztools ist es wichtig, dass es eine einfache Benutzeroberfläche, eine hohe Videoqualität und eine stabile Audioübertragung bietet. Des Weiteren sollte es Sicherheitsfunktionen wie Passwortschutz, End-to-End-Verschlüsselung und Mehrfaktorauthentifizierung anbieten. Außerdem sollte es über eine eingebaute Chat-Funktion verfügen, um Ihnen und Ihren Teilnehmern eine einfache Kommunikation zu ermöglichen.

B. Planen Sie den Zeitpunkt und die Dauer der Konferenz sorgfältig

Ein wichtiger Bestandteil der Vorbereitung einer Videokonferenz ist die Festlegung des richtigen Zeitpunkts und der Dauer der Konferenz. Stellen Sie sicher, dass der Termin für alle Teilnehmer funktioniert und die Konferenz lange genug gehen kann, um alle Themen zu besprechen. Es ist auch wichtig, dass alle Teilnehmer über den Start- und Endzeitpunkt des Meetings informiert sind, damit sie sich darauf vorbereiten können.

Microsoft Teams auf dem Smartphone
Zoom Videokonferenz

C. Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer Zugang zur Konferenz haben

Bevor die Videokonferenz beginnt, stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer Zugang zum Konferenzraum haben. Dazu müssen Sie ihnen den Link zur Konferenz senden, entweder per E-Mail oder über eine Chat-App. Machen Sie außerdem darauf aufmerksam, dass alle Teilnehmer die richtige Software installiert haben müssen, falls diese benötigt wird.

II. Während der Konferenz

A. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Internetverbindung stabil ist

Sie benötigen eine stabile Internetverbindung, damit die Video- und Audioübertragung reibungslos funktioniert. Wenn möglich, verwenden Sie eine LAN-Verbindung statt des herkömmlichen WLAN, da diese mehr Bandbreite bieten und eine stabilere Verbindung ermöglichen.

Google Meet Konferenz
Headset für Videokonferenz

B. Verwenden Sie Headset und externe Kamera, um die Qualität der Audio- und Videoübertragung zu verbessern

Es ist ratsam, ein Headset und eine externe Kamera zu verwenden, um die Qualität der Audio- und Videoübertragung zu verbessern. Ein Headset verhindert störende Hintergrundgeräusche und sorgt für eine klare Audioübertragung. Eine externe Kamera ermöglicht es Ihnen, die Bildqualität zu verbessern.

C. Nutzen Sie visuelle Hilfsmittel, um Ihre Präsentationen zu unterstützen

Visuelle Hilfsmittel wie Bilder, Videos, Diagramme und Charts können sehr nützlich sein, um Ihre Präsentationen zu unterstützen. Diese Hilfsmittel helfen den Teilnehmern, das Thema besser zu verstehen und sich an das Gespräch zu erinnern. Achten Sie darauf, die Präsentationen vor der Konferenz vorzubereiten. So können Sie sicherstellen, dass alle Teilnehmer Zugang zu den Inhalten haben.

Google Meet Konferenz

III. Nach der Konferenz

Nachbesprechung

A. Führen Sie eine Nachbesprechung durch, um die Ergebnisse der Konferenz zu diskutieren

Führen Sie nach Beendigung der Konferenz eine Nachbesprechung durch. So stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer die Ergebnisse der Konferenz verstanden haben. In der Nachbesprechung können Sie Fragen stellen, klären, ob alle Aufgaben und Entscheidungen korrekt implementiert werden und kontrollieren, ob alle Teilnehmer die richtigen Informationen erhalten haben.

B. Schreiben Sie Aufgaben und Entscheidungen auf

Es ist wichtig, dass alle Aufgaben und Entscheidungen, die während der Konferenz getroffen wurden, aufgeschrieben und allen Teilnehmern zugänglich gemacht werden. Dies hilft dabei, die Ergebnisse der Konferenz zu überprüfen und sicherzustellen.

Trello Dashboard

C. Bewerten und optimieren Sie die Videokonferenz im Hinblick auf zukünftige Treffen

Nach der Konferenz ist es wichtig, die Erfahrungen zu bewerten und zu analysieren, damit Sie die Videokonferenz für zukünftige Treffen verbessern können. Bitten Sie alle Teilnehmer, ein kurzes Feedback zu geben, um zu sehen, was gut und was schlecht war. Dies hilft Ihnen, die Videokonferenzen zu verbessern und in Zukunft produktiver zu sein.

Mit diesen Tipps und Tricks können Sie erfolgreiche Videokonferenzen abhalten, die produktiv und effektiv sind. Wenn Sie sich an die oben genannten Punkte halten, wird jede Videokonferenz ein voller Erfolg.

Lennart Riedlinger

Lennart Riedlinger

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Gunnar Wagner

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